ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АНАЛОГА СОБСТВЕННОРУЧНОЙ ПОДПИСИ НА ДОКУМЕНТАХ
Материал подготовил юрист ЮФ"Логос" Кошкина Юлия
Законодательством РФ предоставлена возможность использования аналога собственноручной подписи на документах. Часто при подписании документов организации у руководителя и должностных лиц возникает вопрос допустимости подписания данного конкретного документа таким образом. Задача настоящей статьи - ответить на вопрос о том, в каких случаях использование факсимильной подписи и иного аналога собственноручной подписи допустимо и когда это нецелесообразно.
В основном, возможность применения факсимильной или электронной подписи, а так же порядок её применения установлен действующим законодательством Российской Федерации в отношении лиц, имеющих договорные отношения. Анализ действующих норм, регулирующих применение аналога собственноручной подписи, позволяет утверждать, что такое применение возможно, только в случае если стороны это оговорили заранее. В каких-либо других случаях, документ, содержащий факсимильную подпись или иной ее аналог, не может приравниваться к подлинному.
Таким образом, лица, участвующие в гражданском обороте, при желании производить обмен документами с воспроизведением факсимильной подписи, должны специально оговорить это условие.
Данное условие можно внести непосредственно в договор, при исполнении которого планируется применение аналога собственноручной подписи либо зафиксировать отдельным соглашением.
Исходя из смысла пункта 2 статьи 160 Гражданского Кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) можно сделать вывод том, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Вместе с тем, законодательство не содержит каких-либо требований к факсимильной подписи. Обычно применяется штамп с оттиском, повторяющим собственноручную подпись лица, полномочия которого подтверждены в установленном законом порядке. Что касается порядка применения электронной подписи, то он регулируется Федеральным законом N 63-ФЗ от 06.04.2011, который так и называется: "Об электронной подписи". Статьей 4 данного закона установлен принцип использования участниками электронного взаимодействия электронной подписи любого вида по своему усмотрению, за исключением случаев, когда требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия.
Использование аналога собственноручной подписи, будь то факсимиле или электронная подпись, производится в основном с целью удостоверения факта, который содержится в документе. Вместе с тем, к примеру, посредством электронной подписи удостоверяется не только содержание, но и легитимность документа, определяемая с помощью установленного законом порядка подтверждения полномочий лица, чья подпись стоит на данном документе.
Итак, использование такой подписи не подтверждает её совершение именно ее владельцем или с его согласия и не подтверждает достоверность факта, отраженного в документе. Именно в силу данных особенностей, стороны, участвующие в определенном документообороте, должны согласовать возможность использования таких подписей на документах с условием принятия их тождественными подлинным подписям, а так же получить друг от друга подтверждение полномочий лиц - обладателей воспроизводимых подписей.
Соответственно, использование факсимильной подписи или иного аналога подписи на документах будет правомерно в случае, если на это имеется соглашение сторон. Однако, в иных случаях использование факсимиле или иного аналога подписи на документах, как правило, не является правомерным. К примеру, в случае если участники хозяйственного общества или исполнительные органы данного общества решат использовать факсимильную и/или электронную подпись для удостоверения таких документов, как протокол общего собрания участников общества, распоряжения, приказы единоличного исполнительного органа общества и т.п., то такое применение необходимо оформить специальным актом, где будет закреплен порядок, указаны случаи, условия и т.п. использования аналога собственноручной подписи на данных документах, кроме того необходимо назначить ответственное лицо, которому поручено хранение и использование такой подписи и определен круг лиц, для которых такой документ приравнивается к подлинному. Данные лица должны быть ознакомлены с утвержденным порядком издания подобных документов. При этом, стоит принять во внимание, что указанные меры не позволяют избежать оспаривание документа, который содержит факсимиле или иной аналог подписи. Становиться очевидным, что документ с такой подписью не будет отвечать признакам легитимности в том случае, если её использование не предусмотрено законом или соглашением между участниками документооборота. Документ, содержащий факсимильную подпись, например, на протоколе собрания участников общества или на решении единственного участника общества не будет действительным для третьих лиц. То же касается приказов и распоряжений единоличного исполнительного органа общества, иных локальных нормативных актов и т.п.
При рассмотрении спора в суде в отношении таких документов доказать фактическое наличие указанных в этом документе событий, решений, правил и т.п. будет невозможно без привлечения дополнительных доказательств, являющихся в соответствии с законом допустимыми в каждом конкретном случае. В большинстве случаев отсутствие подлинного документа будет расценено судом как отсутствие надлежащего доказательства.
Таким образом, принимая решение об использовании факсимильного, электронного или иного аналога собственноручной подписи на документах, издаваемых участниками общества, его исполнительными органами и должностными лицами, необходимо оценивать практическую целесообразность такого использования и предвидеть его последствия.
Зарегистрированное СМИ — сетевое издание «Интернет-сайт Юридической фирмы "Логос"» Зарегистрировавший орган: Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций Свидетельство о регистрации СМИ ЭЛ № ФС 77 - 70892 Учредители: ООО "Юридическая фирма "Логос", Осман Андрей Ильич Главный редактор: Осман Андрей Ильич Телефон редакции: +7 (812) 579-77-66 e-mail редации: law@logosinfo.ru
Eng
Материал подготовил
Законодательством РФ предоставлена возможность использования аналога собственноручной подписи на документах. Часто при подписании документов организации у руководителя и должностных лиц возникает вопрос допустимости подписания данного конкретного документа таким образом. Задача настоящей статьи - ответить на вопрос о том, в каких случаях использование факсимильной подписи и иного аналога собственноручной подписи допустимо и когда это нецелесообразно. 
